Ga naar de inhoud




Richtlijnen voor Aanvraag Donatie Rozenheuvel Fonds         Rev. 22-07-2018


Inleiding:

Deze procedure geeft informatie over het Rozenheuvel Fonds, omschrijft waar een aanvraag voor donatie van het Rozenheuvel Fonds aan moet voldoen, hoe die moet worden ingediend en hoe die wordt afgehandeld.

Een aanvraag wordt alleen in behandeling genomen als deze voldoet aan onderstaande randvoorwaarden en wordt ingediend conform deze procedure.

Inhoudsopgave:
1  Informatie over het Rozenheuvel Fonds;
2  Voor welke Verenigingen/ Stichtingen;
3  Voor welk doel en welk bedrag;
4  Waar moet de aanvraag aan voldoen;
5  Insturen aanvraag;
6  Selectie en Toekenning donatie;
7  Tijdsplanning.

Bijlagen 1 t/m 7


1   Informatie over de Stichting Rozenheuvel Fonds:
De Stichting Rozenheuvel Fonds is in 2012 notarieel opgericht bij notaris Meuwissen in Meerssen, is ingeschreven in de Kamer van Koophandel onder nr. 56.665.687 en is statutair gevestigd te Valkenburg aan de Geul;
met als doel het financieel ondersteunen van verenigingen en stichtingen in de regio Zuid-Limburg, bij het organiseren van culturele en/of sociale activiteiten/ evenementen voor het algemeen belang;
Het ondersteunen gebeurt, via 2 jaarlijkse donatierondes resp. in januari en juli, door het verstrekken van een donatie voor  geselecteerde projecten/evenementen;
Het bestuur  bestaat uit C. Gorter (voorzitter), M. Prins (penningmeester) en J. Kleijnen (secretaris).
Secretariaat is: Rozenheuvel Fonds, p/a Oranjelaan 27, 6301GW, Valkenburg aan de Geul.
Voor verdere informatie zie de website "www.rozenheuvelfonds.nl"

2   Voor welke Verenigingen/Stichtingen?
Donaties worden gegeven aan culturele Verenigingen/Stichtingen (bv HaFaBra en Zangverenigingen, Theater, Toneel, Literatuur, Musea),
die:
a   gecertificeerd zijn als ANBI (Algemeen Nut Beogende Instelling), of vergelijkbare  toekomstige fiscale wetgevingsstatus
óf
b   ingeschreven zijn bij de Kamer van Koophandel en zich inzetten voor het algemeen belang dienende culturele en/of sociale activiteiten.
Verenigingen/Stichtingen uit de gemeente Valkenburg aan de Geul worden voor elke donatieronde (digitaal, per e-mail) uitgenodigd een aanvraag in te dienen. Ook Verenigingen/Stichtingen (ook uit omringende plateau-gemeenten) die geen directe uitnodiging hebben ontvangen, kunnen een aanvraag indienen.

3   Voor welk doel en welk bedrag?
Donaties worden alleen toegekend voor concrete, algemeen nut beogende, culturele projecten/evenementen met regionale uitstraling. Een donatie aan een project/evenement is in principe éénmalig.
Voltooide projecten/evenementen,  
jaarlijks terugkerende kosten, kosten voor het gebruikelijk functioneren van de vereniging/stichting komen niet voor donatie in aanmerking. Dit geldt tevens voor bouwkundige projecten en projecten voor investeringen/aanschaf van materialen.
Het Rozenheuvel Fonds verstrekt over het algemeen geen bijdragen van 100% van de kosten.  De financiële bijdrage varieert tussen € 500 en € 2000 en is maximaal 1/3 van de totaal  benodigde  middelen voor het project/evenement. De aanvrager draagt zelf een deel van de kosten of haalt een substantieel deel uit andere bronnen.

4   Waar moet de aanvraag aan voldoen?
Er moet maatschappelijk draagvlak bestaan voor het project/evenement;
Het mag geen maatschappelijk discutabele organisatie of conflictgevoelig onderwerp betreffen;
Er mogen geen directe religieuze of politieke belangen zijn gekoppeld.
Aanvragen voor donatie mogen schriftelijk, dan wel in digitale vorm, worden ingediend en dienen de volgende informatie te bevatten:

1.  Gegevens over de aanvrager (Bijlage 1)
a   Naam vereniging/stichting;
b   Doelstelling/Kernactiviteit vereniging/stichting. Beleids- en activiteitenplan als bijlage 5 bijvoegen;
c   Inschrijving KvK, verklaring rondom ANBI (of vergelijkbare) status, als bijlage 4 bijvoegen;
d   Financieel rapport vereniging/stichting (balans/resultaat) van het afgelopen boekjaar als bijlage 6 bijvoegen;
e   Naam contactpersoon vereniging/stichting;
f    Correspondentieadres;
g   Telefoonnummer;
h   E-mailadres;
i    Bank-, girorekeningnummer;
j    (Rechts)vorm vereniging/stichting (Werkgroep, Vereniging, Comité);
k   Str
ucturele jaarlijkse subsidie van de aanvragende vereniging/stichting;
l    
Andere inkomsten van de aanvragende vereniging/stichting;
m Andere aanvragen voor donaties voor hetzelfde project/evenement.


2   Project/evenement omschrijving (Bijlage 2):
a   Naam van het project/evenement waarvoor een bijdrage wordt aangevraagd;
b   Doel van dit project/evenement;

c   Waar en wanneer vindt het project/evenement plaats?
d   Korte samenvatting van de inhoud van het project/evenement en het gewenste resultaat;
e   Heeft u een soortgelijk project/evenement eerder georganiseerd? Zo ja, wanneer?
f   Hoeveel personen bereikt het project/evenement naar verwachting? (lokaal, regionaal, landelijk);
g  Wat is de inzet van menskracht voor het project/evenement? (professionals, vrijwilligers);
h  Werkt u in dit project/evenement samen met andere organisaties? Zo ja, welke organisaties zijn dat?
i   Valt dit project/evenement binnen de reguliere activiteiten van uw organisatie?

3   Begroting en De
kkingsplan van het project/evenement (Bijlage 3: moet gelijk zijn aan totale projectkosten)
a   Gespecificeerde (realistische) begroting;
b   Dekkingsplan.
Opgeven de begrote (aangevraagde/toegezegde) bijdragen uit fondsen, sponsors, overheid, eigen bijdragen, acties, inkomsten uit recettes, etc.

4  Evaluatie project/evenement en verklaring:
Toezegging door de aanvrager in de begeleidende brief:
a  dat resultaten van het uitgevoerde project/evenement worden geëvalueerd
;
b  dat deze evaluatie, met de factuur voor het toegezegde bedrag,  aan het secretariaat Rozenheuvel Fonds wordt toegestuurd
;
c  en met de verklaring dat de donatie gebruikt is voor het aangevraagde doel.

5    Insturen aanvraag voor donatie:
De aanvraag, inclusief de gewenste bijlagen, dienen, binnen de termijn volgens paragraaf 7, ingestuurd te worden aan het secretariaat van het Rozenheuvel Fonds.
Als sluitingsdatum geldt ontvangst digitale versie bij het secretariaat en/of de poststempel bij schriftelijke indiening. Aanvragen die na deze datum binnenkomen, worden niet meegenomen in de beoordeling!

6   Selectie en toekenning donatie:
a  De donatie commissie van het Rozenheuvel Fonds beoordeelt de ingediende aanvragen en doet voorstellen aan het bestuur. Criteria hierbij zijn het projectmatige karakter van de culturele activiteit, de lokale en regionale impact, de originaliteit, de algemene bijdrage aan de culturele lokale en regionale omgeving en de (realistisch) geraamde kosten.
b  Het bestuur stelt de donaties vast aan de hand van de aanbevelingen van de donatie-commissie, na toetsing aan statutair doel, en financiële draagkracht van het fonds.
c  Bericht van toekenning (of afwijzing) door secretariaat aan de aanvragende vereniging/stichting.
d  Uitkering van de toegezegde donatie als zeker is dat het totale project/evenement daadwerkelijk is gerealiseerd, en de evaluatie met de factuur zijn ontvangen.
Nb  Het bestuur van Rozenheuvel Fonds houdt zich het recht voor om aanvragen te honoreren of af te wijzen, zonder hierover rekenschap af te leggen. Er kunnen geen rechten worden ontleend aan het toesturen of ontvangen van een aanvraag.

7    Tijdsplanning aanvraag en afhandeling:
a  Uitnodigingen aan verenigingen/stichtingen om een aanvraag voor donatie in te dienen worden (digitaal) verstuurd omstreeks 1 mei en 1 september
;
b  Indienen van aanvragen door verenigingen/stichtingen:
    - 1  Aanvragen dienen minimaal 3 maanden voor aanvang van het project/evenement te worden ingediend;
    - 2  Voor projecten die in een subsidiejaar worden gerealiseerd, kunnen aanvragen worden ingediend tot 1 januari van dat subsidiejaar;
    - 3  Bovendien kunnen, voor projecten geinitieerd in de 1ste helft van het subsidiejaar voor uitvoering in de 2de helft van dat subsidiejaar, aanvragen worden ingediend tot 1 juli van dat jaar;
    - 4  Niet tijdig ontvangen aanvragen worden niet meegenomen in de beoordeling;
    - 5  Aanvragers krijgen bericht van ontvangst van de aanvraag.
c  Beslissingen: in februari (ronde 1) resp. augustus (ronde 2) daaropvolgend wordt door het bestuur beslist welke aanvragen gehonoreerd worden, en met welk bedrag.
d  Informatie over honorering van de aanvraag aan verenigingen/stichtingen in februari (ronde 1) resp. augustus (ronde 2).
e  Uitbetaling donatie vindt (in principe) plaats nadat het project/evenement is gerealiseerd en de evaluatie en factuur zijn ontvangen.
f  Evaluatie en factuur dienen binnen 2 maanden na de realisatie van het project/evenement te zijn ingediend;
g  Bij wijzigingen of vertraging in de uitvoering, dan wel in de bekostiging (bv. extra subsidies bij andere instelling/instantie) dient het Rozenheuvel Fonds hierover geïnformeerd te worden. Het Rozenheuvel Fonds houdt zich dan het recht voor de toegezegde donatie aan te passen.
h  Indien een project/evenement, waar een donatie aan is toegekend, zonder voorafgaand overleg met het bestuur Rozenheuvel Fonds, niet is doorgegaan in het jaar van toekenning, vervalt de toegezegde donatie.


Bijlagen, mee te sturen met de aanvraag/ begeleidende brief:
 1  Gegevens van de aanvragende vereniging/stichting;
 2  Omschrijving/plan, etc. van aangevraagde project/evenement;
 3  Begroting en Financierings-/dekkingsplan van het aangevraagde project/evenement;
 4  Kopie actueel uittreksel Kamer van Koophandel;
 5  Beleids- en activiteitenplan van de vereniging/stichting;
 6  Financieel rapport (balans/resultaat) van de vereniging/stichting van het afgelopen boekjaar;
 7  Documentatie van vereniging/stichting.


Aldus vastgesteld door bestuur Stichting Rozenheuvel Fonds op 21-08-2018:

C. Gorter, voorzitter                 M. Prins, penningmeester                 J. Kleijnen, secretaris     




Correspondentieadres: Oranjelaan 27, 6301 GW  Valkenburg aan de Geul
Email: jo.kleijnen@gmail.com;             www.rozenheuvelfonds.nl                   Inschrijving KvK: 56665687;
Bankrekeningnr:/ IBAN nr: NL55 RABO 0177 0018 52                                   BTW: 8522.46.730.B.01



Terug naar de inhoud